De conformidad a la Ley de Archivos para el estado de Durango en el proceso de entrega-recepción, los servidores públicos al separarse de su empleo, cargo o comisión, deberán entregar los archivos que se encuentren bajo su custodia, los instrumentos de control y consulta archivísticos actualizados, así como señalar los documentos con posible valor histórico.
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Además, deberán hacer entrega de todos los documentos de archivo en su poder o bajo su resguardo, con apego a los procedimientos establecidos en las leyes aplicables.
La Ley de Archivos para el estado de Durango, prevé que cada sujeto obligado deberá entregar los archivos debidamente organizados y descritos de acuerdo con los instrumentos de control y consulta archivísticos, así como garantizar que no se sustraigan, sin autorización de quien pueda concederla; se extravíen o deterioren por negligencia o dolo, documentos del patrimonio documental.
En ese sentido el IDAIP, realizó una atenta y respetuosa recomendación a todos los Sujetos Obligados del Poder Ejecutivo y municipios del estado de Durango, para que atiendan estrictamente las disposiciones contenidas en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Durango; Ley de Archivos para el estado de Durango y Ley para la Entrega-Recepción de las Administraciones Públicas del estado y municipios de Durango.
El objetivo es que se preserve de manera adecuada la memoria institucional del estado y se privilegie el acceso a la información pública y la transparencia.